Praksa pokazuje da mnogi poistovećuju eRačune, odn. elektronske fakture sa računima generisanim u PDF formatu. Najčešća zabluda je da je elektronska faktura poslata u PDF formatu, kao prilog elektronske pošte, ispravan način slanja eFakture. Račun poslat u PDF formatu na email primaoca bez XML strukture i bez elektronske validacije se ne smatra digitalnim računom.

elektronska_faktura_u_pdfu
Money loan contract, e payment application, finances management. Payment terms, convenient contract payments, invoice payment terms concept. Pink coral blue vector isolated illustration

Ovakav način razmene računa je u suprotnosti sa Zakonom o elektronskom fakturisanju, Zakonom o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju. Pritom, ne olakšava sam proces knjiženja, niti se na ovakav način digitalizuje proces razmene dokumenata. Slanjem fakture u prilogu mail-a ne postoji uvid u to da li je račun preuzet ili ne i ovo dodatno pruža mogućnost zloupotrebe. eRačuni se šalju u XML obliku uz PDF vizualizaciju kao i prilozi poslati uz eRačun.

PDF faktura nije elektronska faktura, odn. eRačun

Servis Moj-eRačun putem e-maila dostavlja isključivo obaveštenje o primljenoj elektronskoj fakturi – eRačunu. U obaveštenju se nalazi siguran link koji vodi na aplikaciju za preuzimanje elektonske fakture uz proveru identiteta čak i za neregistrovane primaoce.

Zašto smo u prekršaju ako čuvamo samo odštapane eRačune ili samo PDF?

Dokument primljen samo u formi PDF-a ili JPEG-a nije elektronska faktura, odnosno račun po zakonskoj regulativi. U kontekstu Zakona isključivo se XML (unutrašnja forma fakture) smatra verodostojnim elektronskim dokumentom. Prema Zakonu elektronska faktura je zahtev za isplatu po osnovu transakcija sa naknadom, svaki drugi dokument koji utiče na isplatu, odnosno visinu isplate, faktura koja se izdaje za promet bez naknade, kao i primljene avanse, koji su izdati, poslati i primljeni u strukturiranom formatu koji omogućava potpuno automatizovanu elektronsku obradu podataka preko sistema elektronskih faktura. Štampanje elektronskih dokumenata i njihovo čuvanje u arhivi papirne dokumentacije, bez čuvanja originalnog dokumenta u strukturiranom formatu pogodnom za softversku obradu u sigurnoj i kontrolisanoj elektronskoj arhivi, smatra se kršenjem odredaba Zakona koji uređuju elektronsko fakturisanje.

Uobičajena praksa čuvanja dokumentacije, koja je ponekad zauzimala veliki prostor, u budućnosti će preći u eArhiv, u kom će se elektronske fakture, prema Zakonskoj regulativi, čuvati najmanje 10 godina. Stotine tekstova napisano je na ovu temu, stručni časopisi i portali izdvojili su sve zakone, između ostalih Zakon o elektronskom fakturisanju, Zakon o računovodstvu… koji propisuju eRačun i eArhiv i svi donose isti zaključak –  nije dovoljno sačuvati samo slikovni prikaz eRačuna (PDF) u folder na računaru ili taj slikovni prikaz odštampati i sačuvati u analognu (papirnatu) arhivu. To se ne smatra elektronskom fakturom, ispravna eFaktura ima svoju spoljašnju – PDF formu i svoju unutrašnju – XML formu. 

I zato:

Zaboravite staru praksu: elektronske fakture čuvajte na sigurnom u eArhivi! Više informacija o razlici između papirnih i digitalnih dokumenata možete pročitati u tekstu Papirna i digitalna dokumenata. Razlika nije samo u formatu!