e-Delovodnik za lako i brzo pretraživanje e-Dokumenata
Imate problema s pretraživanjem dokumentacije ili vas muči vođenje standardnog, papirnog delovodnika? e-Delovodnik Vam omogućava brzo i jednostavno vođenje elektronskog delovodnika i pretraživanje, prema važećim zakonskim propisima. e-Delovodnik omogućava vođenje osnovne evidencije dokumenata i zapisa. Raspoređivanje dokumenata se vrši prema unapred definisanom hodogramu kako bi dokument stigao na „pravu adresu“ u okviru vaše kompanije.
Kako e-Delovodnik može da pomogne?
Elektronski delovodnik služi da svu ulaznu i izlaznu dokumentaciju vodite i organizujete kroz knjige dokumenata na efikasan, precizan i savremen način, bez bojazni da će se dokumenta izgubiti.
e-Delovodnik kao deo DMS-a
e-Delovodnik je deo DMS-a – sistema za upravljanje dokumentima (eng. Document Management System). Kroz DMS možete da organizujete Vaše dokumente, da ih razvrstavate, pretražujete, obrađujete, odobravate, likvidirate i potpišete s naprednim elektronskim potpisom. Kroz DMS takođe možete definisati privilegije za korisnike i hodograme za dokumente, a možete i slati dokumenta klijentima ili ih arhivirati u Moj-eArhiv. Hodogram je neophodan da biste unapred definisali putanju nekog dokumenta do jednog ili više korisnika vaše firme. Pored same putanje možete definisati i uslove koje dokumenti moraju sadržati, kao što su potpis, oznaka i sl. a pre daljeg slanja drugom korisniku ili arhiviranja.
Kako se podaci unose u e-Delovodnik ili DMS?
Postoje dva načina za unošenje dokumenata u e-Delovodnik i Moj-DMS:
- Učitavanjem sa servisa Moj-eRačun, znači da sve što šaljete ili primite putem servisa Moj-eRačun možete imati i u e-Delovodniku i DMS-u.
- Dokumenta koja vam stignu u papirnoj formi, putem e-pošte i slično možete jednostavno unositi kroz samu aplikaciju nakon čega se dokument smešta u DMS i zavodi u e-Delovodnik.
Kako se organizuju dokumenti u okviru e-Delovodnika i DMS-a?
Sva dokumenta koja se primaju mogu se svrstati po različitim tipovima dokumenata (tipovi se kreiriaju po slobodnom izboru, prema potrebama firme. Npr. opšti ugovor, ugovor o radu, ugovor o poslovnoj saradnji, ulazni račun, ulazni predračun, izlazni račun itd). Na taj način se dokumenta filtriranjem mogu pretraživati i pratiti. Dokumenti se označavaju posebnim oznakama, koje su prilagođene Vašim potrebama, na osnovu kojih se dokumenti organizuju. Nevezano za tip dokumenta, sva dokumenta se putem e-Delovodnika svrstavaju u tri osnovne grupe: e-Delovodnik dokumenti (gde se smeštaja većina tipova dokumenata), KUF (gde se smeštaju ulazni računi, ulazni predračuni i tipovi vezani za ulaznu računovodstvenu dokumentaciju, a prema vezivanju tipa dokumenta za tip knjige) i KIF (gde se smeštaju izlazni računi i dokumenta tog tipa). Svaka od ove 3 „e-Knjige“ automatski generiše brojeve dokumenata, tako da se mogu pratiti brojevi pod kojim su dokumenta zavedena (primljena/izdata).
Mobilnost i daljinski pristup dokumentima
e-Delovodnik-u, odnosno DMS-u, možete pristupiti putem računara, mobilnog uređaja ili tableta. Pristup e-Delovodnik-u i DMS-u omogućen je celom vašem timu, koji mogu sarađivati i istovremeno raditi na dokumentima ma gde se nalazili. Dokumente koji su sačuvani u e-Delovodniku možete podeliti sa svakim kolegom a pristup se definiše u skladu sa privilegijama koje zaposleni ima. Na ovaj način sva dokumentacija je lako dostupna, jednostavno se pretražuje, a imate i veću kontrolu nad svim radnim procesima.
Nema više zagubljenih dokumenata. Putem e-Delovodnika i DMS-a sami ćete organizovati dokumenta i radne procese. Kako praktično funkcioniše e-Delovodnik i Moj-DMS i o samom sistemu kako funkcioniše, možete saznati ukoliko pozovete našu prodajnu podršku putem telefona 060 0995 341 i/ili u najčešće postavljanim pitanjima na našem veb sajtu.
Autor fotografije: vectorjuice / Freepik