Najvažniji poslovni procesi u preduzeću zasnivaju se na tokovima poslovnih dokumenata. To je rečenica nad kojom se zamislimo kada je ovako pročitamo, ali generalno malo ko od nas razmišlja o tome kako dokumenti ulaze u naše firme, koja je njihova uloga, koliko brzo se rešavaju poslovi koje ti dokumenti stvaraju i kako to utiče na naše poslovanje i konkurentnost.

Najvažniji poslovni procesi u preduzeću zasnivaju se na tokovima poslovnih dokumenata. Toliko je značenja u toj jednoj rečenici. Kolika vrednost leži u toj jednostavnosti kada uzmemo za primer da niko više ne koristi papir i pisaću mašinu kako bi poslao dopis, nego svu komunikaciju obavljamo e-mailom. U njega možemo uključiti onoliko učesnika koliko je potrebno, proslediti ga naknadno drugima, sačuvati ga na serveru kao dokaz ili podsetnik i pristupiti mu gde god se nalazili dok god imamo vezu sa internetom. Tako možemo obrađivati i druge poslovne dokumente. Svoju kancelariju možemo nositi na prenosnom računaru ili pametnom telefonu.

Upravljamo li dokumentima efikasno?

Svaka firma na dnevnoj bazi upravlja poslovnim dokumentima, da li to čini dovoljno efikasno? Šta ako je, na primer, osoba zadužena za potpisivanje dokumenata na službenom putu nedelju dana? Može li obraditi dokument koji joj stoji na radnom stolu? Naravno da ne može. Ali, ako se taj dokument digitalizuje ili se povuče sa servisa kao eRačun i unese u sistem za upravljanje digitalnim dokumentima, poput servisa Moj-DMS, odgovorna osoba tom dokumentu može pristupiti s drugog kraja sveta i dati svoje odobrenje, likvidirati ga ili pokretanjem hodograma poslati na plaćanje. Kancelarija je tada u džepu, iako ste vi na službenom putu.

Moj-DMS nije alat za dodatnu birokratizaciju, već unapređenje, ubrzanje i kvalitetnije upravljanje poslovnim procesima. Omogućuje da su svi dokumenti centralizovani jer se sve što ulazi u firmu, bilo povlačenjem s desktopa ili učitavanjem sa servisa Moj-eRačun, nalazi na jednom mestu, odnosno unutar sistema.

Zavisno od vrste dokumenata, pokreće se hodogram, kojim se određuje putanja tog dokumenta unutar firme. Ako je račun, on će „putovati“ na odobrenje, likvidaturu, plaćanje i arhiviranje. Ne danima od stola do stola, nego u pet minuta, u puna četiri klika.  Takav hodogram omogućuje pristup izdvojenom knjigovodstvu, bez da se knjigovodstvene isprave ispisuju i fizički nose u knjigovodstvo. Istovremeno ga mogu obrađivati različite organizacione celine, ne morate čekati svoj red kako biste radili posao jer ne zavisite od brzine i osećaju odgovornosti drugih.

Ono što je posebno važno, je da servis Moj-DMS  omogućuje izuzetnu uštedu radnog vremena – u zavisnosti od vrste hodograma transparentno je ko i koliko dugo drži dokument u obradi te u kojoj fazi obrade se trenutno nalazi.

Uz servis Moj-eArhiv, servis za upravljanje digitalnim dokumentima sigurno je jedna od perjanica onoga što se naziva alatima za uspešno bespapirno poslovanje. Malim koracima uvođenja inovativnih rešenja za problem spore administracije, puno toga se može učiniti da razvoj, prodaja i marketing imaju svoj adut za uspešnu tržišnu utakmicu.