Elektronska faktura nije (samo) PDF i JPEG fajl

Sudeći po aktuelnoj praksi, mnogi vlasnici biznisa elektronske fakture (eRačune) poistovećuju sa računima generisanim u PDF formatu, što je pogrešno. Ovu grešku prati i mišljenje da ispravan način elektronskog fakturisanja čini slanje tog PDF dokumenta u prilogu imejla.

S obzirom na činjenicu da je Zakon o elektronskom fakturisanju novina koja će biti potpuno aktuelna od 1. maja 2022. godine, sasvim je logično da određeni broj ljudi ne razume najbolje po čemu se elektronska faktura razlikuje od običnog PDF dokumenta koji se šalje elektronskom poštom.

Račun poslat u PDF formatu na imejl primaoca bez XML strukture i bez elektronske validacije ne smatra se digitalnim računom, odnosno, elektronskom fakturom.

U nastavku teksta govorićemo o tome šta je to XML struktura i zbog čega ona pravi razliku, kao i kako naš servis za slanje elektronskih faktura može da vam pomogne da bez pravnih problema dočekate primenu novog zakona.

XML struktura – Važan element elektronske fakture

XML se najlakše može definisati kao jezik markacije koji je kreiran za čuvanje i prenošenje podataka i kao takav je osmišljen da sadrži podatke onoga ko šalje dokument i onoga ko prima dokument, da ima naslov i sekciju u kojoj se nalazi glavni tekst.

Ipak, XML dokument sam po sebi nema funkcionalnost. On predstavlja čistu informaciju za koju je potrebno napisati aplikaciju koja će je poslati, primiti, skladištiti i prikazati. Ta informacija se pak, bez te XML strukture ne bi mogla tako dinamički slati, primati, skladištiti i prikazivati. Evo i primera XML strukture:

Naš servis Moj-eRačun pruža vam mogućnost da brzo i lako šaljete, primate, skladištite i prikazujete informacije u elektronskim računima, odnosno, elektronskim fakturama.

PDF struktura – Prikaz elektronske fakture ka krajnjem korisniku

Ovo je format elektronske fakture koji dolazi do krajnjeg korisnika. Većini poslovne zajednice je on poznat zato što je to format koji je godinama unazad korišćen kao isprava za naplatu potraživanja. Međutim, prema novom Zakonu o fakturisanju sada će biti potrebno da ovaj dokument ima i svoju prateću XML strukturu koja upotpunjuje njegovu verodostojnost i daje mu legitiman oblik.

Da li kršimo Zakon ako šaljemo samo običan PDF dokument?

Ukratko – DA. 

Dokument primljen samo u formi PDF-a ili JPEG-a nije validna elektronska faktura, prema zakonskoj regulativi koja na snagu stupa zaključno sa 1. majem 2022. godine. U kontekstu Zakona o elektronskom faktrisanju isključivo se XML (unutrašnja forma fakture) smatra verodostojnim elektronskim dokumentom.

Prema novom zakonu, elektronska faktura je zahtev za isplatu po osnovu transakcija sa naknadom. Štampanje elektronskih dokumenata i njihovo čuvanje u arhivi papirne dokumentacije, bez čuvanja originalnog dokumenta u strukturiranom formatu pogodnom za softversku obradu u sigurnoj i kontrolisanoj elektronskoj arhivi, smatra se kršenjem odredaba Zakona koji uređuju elektronsko fakturisanje.

Uobičajena praksa čuvanja dokumentacije, koja je ponekad zauzimala veliki prostor, u budućnosti će preći u eArhiv, u kom će se elektronske fakture, prema Zakonskoj regulativi, čuvati najmanje 10 godina.

Zaključak: Nije dovoljno sačuvati samo slikovni prikaz eRačuna (PDF) u folder na računaru ili taj slikovni prikaz odštampati i sačuvati u papirnu arhivu. To se ne smatra elektronskom fakturom. Zakonski validna eFaktura ima dva ključna elementa u pogledu strukture:

• Spoljašnja forma – PDF
• Unutrašnja forma – XML

Više informacija o razlici između papirnih i digitalnih dokumenata možete pročitati u tekstu Papirna i digitalna dokumenata. Razlika nije samo u formatu.

Moj-eRačun Vam nudi rešenje

Zaboravite staru praksu: uvedite digitalnu transformaciju u vaše poslovanje.

Direktnu uštedu u poslovanju prelaskom na elektronske fakture možete izračunati putem našeg kalkulatora uštede.

Servis Moj-eRačun nudi čuvanje eFaktura u eArhivi. Pošaljite nam upit tako što ćete zatražiti ponudu u kojoj ćete navesti sve podatke u vezi sa Vašim poslovanjem i mi ćemo Vam dostaviti ponudu.